Las exigencias cada día mayores de mejorar la productividad y la calidad, como forma de reducir los costes y de imponerse en un mercado cada vez más competitivo, hacen imperativo que las empresas concentren su atención en la necesidad de incorporar nuevos procedimientos de trabajo orientados a organizar la documentación general y de carácter técnico. Este producto brinda un verdadero entorno de trabajo en grupo y de cooperación en la empresa.

Las empresas de ingeniería, construcción, transformación, etc. generan y apoyan todos sus procesos productivos con documentación técnica, mercantil, etc. que deberán compartir los diferentes departamentos de la empresa. Toda esta documentación en la que se sustenta la producción de la empresa, constituye el mayor patrimonio de la misma. De ahí, la importancia de cuidar aspectos como la seguridad, integridad, control de versiones, facilidad y rapidez en la búsqueda de documentos para todos aquellos que la han de compartir dicha información, bien sea para producción, supervisión, aprobación, modificación o simplemente consulta. Como respuesta a esta necesidad actual, Rastertech España ha desarrollado un software de Gestión de documentación técnica y de trabajo en grupo.

 La información se organiza según los requisitos específicos de cada empresa. Para localizar cualquier documento de forma facil e intuitiva, existe un procedimiento de Búsqueda Asistida y otro de Búsqueda Mediante Ejemplo (Query By Example) con múltiples operadores relacionales para establecer los criterios de búsqueda. Permitiendose parametrizar el sistema para realizar consultas desde programas externos.

Una de las características más importantes para un Sistema de Gestión Documental, es la de permitir la visualización de cualquier documento y la obtención de copias impresas, sin necesidad de recurrir al software nativo que lo generó, pero con las mismas capacidades que este. Así, T-Plan Viewer® (módulo de visualización de T-Plan Manager®) soporta múltiples formatos de documentos: vector 2D & 3D, ráster B/N & color, ofimáticos, etc. Incorporando a la vez diversas herramientas para operar con la imagen en pantalla, como: zoom, encuadre, lupa, cambio de fondo de pantalla, capas, ficheros de referencia externa, etc. También le permitirá medir líneas y polilíneas, previsualización WYSIWYG, ajuste de márgenes, de escala, ajustar a papel, imprimir todo el documento o sólo un detalle del mismo, imprimir sólo capas seleccionadas, utilizar configuraciones de plumas para los planos de AutoCAD, etc.

Cuando se imprimen los documentos, se puede establecer la sobreimpresión de un texto predeterminado, como por ejemplo: “Copia controlada producida por [nombre de usuario] en fecha [dd/mm/aa]”, con el formato y posición que se elija.

Esta funcionalidad aporta un grado aún mayor en la seguridad de los documentos ya que cada copia impresa podrá incluir un sello del documento que especifique datos como la fecha, hora, usuario, máquina, ... donde se ha generado. Con esto, un documento tendrá una validez determinada y podrá ser usado solamente con el fin para el que ha sido impreso, tal y como se epecifica en la Normas de Calidad ISO.

El acceso a los archivos esta restringido a usuarios autorizados e identificados mediante palabra de paso. Se permite definir diferentes perfiles de usuario y grupos de usuarios con diferentes niveles de permisos de trabajo que habilitan: sólo consulta, obtención de copias impresas, exportar a programas externos para modificar, editar, consultar comentarios, restricción de acceso a documentos específicos y a información específica asociada, etc. 

Se posibilita crear comunicados con contenidos predeterminados, que se producirán de forma automática como consecuencia de determinadas acciones elegidas y se transmitirán por el correo electrónico a destinatarios también predeterminados. Por ejemplo, usted puede recibir un mensaje personalizado de correo cada vez que algún usuario realiza una revisión de algún archivo, cada vez que se modifican los datos asociados, cada vez que se da de alta un archivo, ...

T-Plan Manager® garantiza en todo momento la integridad de documentos archivados. Cuando un usuario autorizado para editar documentos, debe realizar una modificación, exportará el documento en pantalla de forma automática a cualquier programa donde lo pueda editar y cada vez que lo haga, controlará las nuevas versiones que se produzcan, manteniendo un histórico de las mismas.

Una de las principales características de T-Plan Manager® es que no necesita programación por parte del usuario. En cada caso, se diseña un modelo de datos y la Herramienta de Administración lo explora, adaptando las vistas y consultas.

No obstante, a veces es necesario conseguir un nivel de personalización superior al que brinda la solución estándar. Por ejemplo, usted podrá integrar el Sistema de Gestión Documental con otros sistemas activos en su empresa o realizar indexaciones masivas de documentos de CAD, leyendo atributos almacenados en los propios ficheros.

TPAPI (T-Plan® Programming Interface) es la herramienta idónea para este tipo de soluciones. Consiste en una librería de programación para el motor documental. Siguiendo el estándar COM, se podrán realizar aplicaciones con un alto nivel de personalización y contenido, específicas para cada implantación. Si desea consutar el Manual de Referencia de TPAPI, pulse aquí.